TSS
Takusetsu System Service
導入事例
職員のプロ意識・スキルが高まり、「伝わる」組織がつくれました
この事例の要約
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業務省力化を目的に導入。省力化はもちろん職員のプロ意識スキルの向上にもつながった
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スマホに合わせて園だよりを作成し、保護者行政(監査官)からも絶賛の声
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日々のコミュニケーションの積み重ねにより、すべての機能を活用するまでに
別システムを活かせなかった反省を活かして、職員全員が使いこなせる体制を構築
AINOMIYA導入を検討された背景について教えてください。
きっかけは事務作業の省力化をしたいと考えたことです。実は、AINOMIYA導入以前も別のシステムを入れていたのですが、活かしきれずほぼアナログのままでした。
事務作業で特に大きな課題を感じていたのはシフトと保育料請求、帳票の手書き文化です。
シフトはExcelで作っていたのですが、関数が崩れてエラーになれば修正に何時間もかかっていましたし、保育料は集金袋を使って現金を集めていて、金額が合わないこともありましたね。
事務作業の省力化だけでなく、職員同士のコミュニケーションの面でも効果的に使えそうだと感じていただけたのですね。
さらに現場の先生からは、連絡帳や日誌などの帳票の手書きが負担だという声も聞いていましたし、持ち帰って家で作業できてしまう点も問題だと感じていました。ICT化すれば作業にはデバイスが必要になりますから、職員の働き方の面でもよさそうだと思いました。
しかし、「導入するだけでは意味がない」ということは前のシステムで感じていました。使いこなせないと逆に手間が増えることすらあります。ですので、AINOMIYAを導入するときは、会社として職員一人ひとりが活用できるように取り入れられるかという点をすごく考えました。
「園だより」もスマートフォンにあわせた形式に一新！
現場の先生が関わる部分で大きく変更されたものもあるのでしょうか？
「園だより」の形式を縦長に変えたことでしょうか。アプリを導入したら保護者の方は、おたよりをスマホで見ることになるので、スマホで見やすい形に工夫しました。
「園だより」というと、A4かB4の用紙に合わせて作成したものを印刷してお配りし、保護者は冷蔵庫に貼って……というイメージがあるかと思います。当園でももともとはA4で作成していましたが、AINOMIYA導入と同時に「スマホで見やすい形」に変え、現在も少しずつバージョンアップしています。
「伝わる」コミュニケーションを大切に、伝わるまで伝え続ける
さきほど、「園だより」の配信についての保護者からの声をお聞きしましたが、ほかにも保護者からの反応があれば教えてください。
連絡帳が紙からAINOMIYAに変わったとき、私は自分の子どもを預けている保護者の立場でもありました。保護者として感じたのは、先生たちがいかに子どものことをよく見てくれているかが「伝わる」ようになったという点です。
紙の連絡帳のときも丁寧に細かく書いてくださっていたのですが、やはりコメントの枠が限られています。AINOMIYAだとスペースの限りなく、また書くのにかかる時間や負担も軽減でき、しっかり伝えられるようになったのだと思います。
AINOMIYAを通して、職員の保育者としての強いプロ意識を感じました。その日の子どもの様子をより細かく言葉にすることで、職員のプロとしての想いを表現できることにつながっているんじゃないでしょうか。
また、AINOMIYAを使うことでアンケートの配信も回収も短い時間ででき、ツールに助けられていると感じるとともに、だからこそコミュニケーションをより丁寧にできているのだと思いました。
職員のプロ意識、保護者の自信につながる一手が「AINOMIYA」だった
ここまでお使いいただいているので、きっと活用の効果は感じていただけているものと思いますが、本来の目的は達成できていますでしょうか？
事務作業の省力化という点では予想通り、達成できています。導入するだけでなく、機能を理解して、人や園にあわせてカスタマイズをしてきました。保護者に伝わるコミュニケーションを実現できたことで、職員のみんなには仕事自体の「楽しさ」をより体感してもらえているんじゃないかと思っています。
業務省力化という目的で導入し、その目的達成を超えて、一人ひとりのプロ意識とスキルを高めることができました。これこそ、保育の質の向上といえると思います。
話は変わりますが、自園に子どもを預けるいち保護者として、スマホで子どもの成長曲線がいつでも見られるのはとても重宝します。
病院で診察を受けてお薬をもらうときは、必ず「今の体重」を聞かれますよね。
熱などで受診して「体重は？」と聞かれたときに「16.8キロです」とすぐに答えられること。すごく些細なことですが、ここでパッと答えられることは「便利」を超えて「親としての自信」にもつながるのではないかと思っています。
より多くの施設に保育者の資質向上や、保護者の自信にもつながるような活用方法をお伝えしていきたいと感じました。この度は、お話をお聞かせいただきありがとうございます。
